Makalah Analisis Pekerjaan
ANALISIS PEKERJAAN
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setelah kebutuhan-kebutuhan sumber
daya manusia dipikirkan dan direncanakan, maka langkah berikutnya adalah
melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah usaha
yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan
yang terdapat dalam suatu organisasi.
Analisis pekerjaan ini akan
menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai
kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang
merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja
untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Kegiatan
analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Karena
berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada
informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.
Maka dalam makalah ini akan membahas tentang “analisis
pekerjaan” sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan dan
tipe orang seperti apa yang harus mengerjakanya.
1.2. Rumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas
adalah sebagai berikut:
- Apa itu
analisis pekerjaan ?
-
Apa tujuan
dari analisis pekerjaan ?
- Apa-apa saja aspek-aspek analisis pekerjaan ?
- Apa teknik analisis pekerjaan ?
- Bagaimana langkah-langkah analisis pekerjaan ?
- Bagaimana penggunaan informasi analisis pekerjaan ?
- Apa-apa saja jenis analisis pekerjaan ?
1.3.
Tujuan Penulisan
Pembuatan makalah ini bertujuan untuk mengetahui:
- Pengertian
analisis pekerjaan.
- Tujuan
analisis pekerjaan.
- Aspek-aspek
analisis pekerjaan.
- Teknik
analisis pekerjaan.
- Langkah-langkah
analisis pekerjaan.
- Bagaimana
penggunaan informasi analisis pekerjaan.
- Jenis-jenis
analisis pekerjaan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.
Pengertian
Analisis Pekerjaan
Pengertian dari analisis pekerjaan
sangat beragam, banyak dari para ahli yang mengartikan secara berbeda-beda
definisi dari analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan menurut Amstrong (2004)
adalah sebuah teknik manajemen yang amat penting karena analisis pekerjaan akan
menghasilkan informasi yang amat diperlukan untuk mendesain atau mengembangkan
organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta
penggajian.
Adapun menurut Umar (2004) analisis
pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga
dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen. Sedangkan menurut
Bernandin dan Joyce (1993) Analisis pekerjaan merupakan usaha-usaha untuk
merumuskan hal-hal yang dilakukan oleh seorang pekerja ke dalam kata-kata.
Berdasarkan kedua pengertian tersebut dapat didefinisikan bahwa analisis
pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk memberikan informasi dalam rangka
mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja,
pelatihan dan pengembangan, serta penggajian.
Pendapat lain mengemukakan bahwa analisis Pekerjaan adalah informasi tertulis
mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar
tujuan tercapai.
Analisis pekerjaan merupakan suatu penelaahan secara mendalam dan sistematis
terhadap suatu pekerjaan, untuk memperoleh manfaat dari hasil penelaahan.
Analisis pekerjaan, paling sedikit harus dapat memberikan keterangan tentang
tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta syarat jabatannya untuk dapat
melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Manfaat analisis pekerjaan mencakup:
dapat menggolongkan pekerjaan, untuk menentukan latihan apa yang diperlukan,
untuk menetapkan upah/gaji, menetapkan hubungan kerja sehingga mempermudah
dalam menggariskan kebijaksanaan kenaikan pangkat, pemindahan dan pemberian
tugas, mendapatkan fakta-fakta pekerjaan yang berisiko, penilaian pekerjaan,
penetapan alat-alat yang diperlukan, merencanakan penerimaan pegawai.
Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study).
Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam
suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak mempelajari gerak –
gerakan yang paling efesien dan efektif untuk melakukan sesuatu pekerjaan.
2.2.
Tujuan
Analisis Pekerjaan
Beberapa
tujuan dari analsis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Bernandin dan
Joyce, 1993):
1.
Job
Description
Berisi informasi identifikasi, riwayat,
kewajiban-kewajiban, pertanggungjawaban, spesifikasi, atau standar-standar
pekerjaan.
2.
Job
Classification
Pengelompokan, pengkelasan, dan
jenis-jenis pekerjaan berdasar rencana sistematika tertentu.
3.
Job
Evaluation
Merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan
berdasarkan kegunaan di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang
terkait.
4.
Job
Desing Restructuring
Meliputi usaha-usaha untuk merelokasi
dan merestrukturalisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5.
Personnel
Requirement / Sepesification
Spesifikasi ini adalah kualifikasi
minimal untuk suatu pekerjaan. Penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu
bagi suatu pekerjaan.
6.
Performance
Appraisal
Penilaian sistematis yang dilakukan oleh
para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan
penting dari penilaian performansi adalah mempengaruhi performansi para pekerja
melalui keputusan-keputusan administrasi.
7.
Worker
Training
Dilakukan untuk tujuan-tujuan pelatihan,
yaitu mengambangkan keterampilan-keterampilan tertentu, dan mempengaruhi
perilaku dari individu-individu dalam organisasi sedemikian rupa sehingga
perilaku individu-individu tersebut memberikan kontribusi yang lebih besar bagi
organisasi.
8.
Worker
Mobility
Analisis pekerjaan diperlukan untuk
mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi-posisi,
okupasi-okupasi, dan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
9.
Efficienci
Suatu pekerjaan disebut efesien apabila mencakup
integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam
keamanan peralatan dari fasilitas fisik lainnya. Proses pengintegrasian
pekerjaan perlu memperhatikan efesiensi tentang prosedur-prosedur kerja,
susunan kerja, dan juga prosedur-prosedur kerja sebagai referensi tertentu pada
aktivitas-aktivitas pekerjaan.
10. Safety
Fokus perhatian safety lebih
dititikberatkan pada penghentian, mengeliminasi, atau menghindari
kondisi-kondisi fisik, kondisi-kondisi lingkungan, dan perilaku-perilaku kerja
yang tidak aman.
11. Human Resource Planning
Perencanaan SDM akan selalu meliputi
upaya perencanaan agar memperoleh the right mans in the right places and in the
right times untuk mencapai kemanfaatan yang sebesar-besarnya atas keberadaan
SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan.
12. Legal
Analisis pekerjaan juga diperlukan untuk
menyusun regulasi-regulasi dan berbagai ketentuan organisasional.
2.3.
Aspek-aspek
Analisis Pekerjaan
1.
Job
description (uraian pekerjaan)
Job description merupakan dokumen formal
organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu pekerjaan
untuk memudahkan dalam membedakan Pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam
suatu organisasi.
2.
Spesifikasi
pekerjaan (job specification)
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian
persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan satu Pekerjaan dengan baik dan
kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang
jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
3.
Spesifikasi
Orang
Spesifikasi orang dapat dilihat dari
karakteristik personal yaitu kemampuan dan keahlian. Kemampuan personal
tersebut match 1 dari hasil belajar, pelatihan dan pengalaman. Kemudian Match 2
dilihat dari karakteristik kepribadian.
2.4.
Teknik
Analisis Pekerjaan
1.
Job
Element Method
Teknik
analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan
karakteristik lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs).
2.
Functional
Job Analysis (FJA)
Teknik analisis terstruktur yang menguji
rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya.
3.
Position
Analysis Questionnaire (PAQ)
Teknik analisis pekerjaan yang
menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan pada
187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori.
4.
Critical
Incidents Technique (CIT)
Teknik analisis pekerjaan yang mencatat
perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu
pekerjaan.
2.5.
Langkah-langkah
Analisis Pekerjaan
Hasil analisis pekerjaan secara
garis besar terdiri atas:
a.
Isi pekerjaan (content)
b.
Lingkup pekerjaan (scope)
c.
Klasifikasi pekerjaan
Ketiga hasil
analisis pekerjaan tersebut antara lain dapat diperoleh melalui langkah-langkah
berikut (urutan tidak terlalu penting).
1.
Penentuan tugas-tugas
2.
Penentuan kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan
3.
Penentuan perilaku-perilaku
4.
Penentuan kewajiban-kewajiban yang harus dilaksanakan
dalam pekerjaan
5.
Penetapan pengetahuan
6.
Penetapan kemampuan-kemampuan
7.
Penetapan kecakapan-kecakapan
8.
Penetapan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik
fisik dan mental yang diperlukan dalam pekerjaan.
Proses dalam
menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis
pekerjaan.
2.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
3.
Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan
yang akan dianalisis.
4.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
5.
Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang
berkepentingan.
6.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
7.
Meramalkan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Langkah-langkah
analisis pekerjaan yang perlu diketahui untuk mendapatkan informasi tentang
jabatan, mencakup:
1.
Tentukan perencanaan pekerjaan
2.
Tentukan perencanaan organisasi
3.
Tentukan struktur organisasi
4.
Mengadakan inventarisasi jabatan dalam struktur
organisasi
5.
Tentukan nama jabatan sehingga seragam dalam suatu
sistem
6.
Menetapkan keadaan yang sebenarnya tentang jabatan
yang diharapkan
7.
Memperoleh informasi melalui angket jabatan,
kuesioner, observasi langsung, mempelajar dari dokumen yang diperlukan
8.
Setiap langkah 1 sampai 7 dicatat secara kronologis
dan sistematis baik dari pengamatan langsung melalui observasi maupun hasil
dokumentasi.
2.6. Penggunaan
Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job
description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal
berikut.
a.
Perekrutan
dan Seleksi (Recruitment and Selection)
Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan
syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi
spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang
yang perlu direkrut dan diangkat.
b.
Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar
belakang orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat
menentukan gajinya.
c.
Evaluasi
Jabatan
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai
berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit
mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan
gaji pada posisi jabatan tersebut.
d.
Penilaian
Prestasi Kerja (Performance Appraisal)
Penilaian prestasi kerja merupakan upaya menbandingkan prestasi aktual
pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah
suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian
pekerjaan akan sangat membantu dalam menentukan sasaran pekerjaannya.
e.
Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan dan
pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja
digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.
f.
Promosi dan
Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi
atau pemindahan karyawan.
g.
Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali
memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
h.
Pemerkayaan
Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pada suatu
jabatan tertentu.
i.
Penyederhaan
Pekerjaan (Work Simplification)
Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau
spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang
mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan
semakin terspesialisasi.
j.
Penempatan (Placement)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada
pekerjaan pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja
secara efektif.
k.
Peramalan
dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan
tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
l.
Orientasi
dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan
baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan
lainnya.
Hasil dari analisis pekerjaan dapat
berupa suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai
kewajiban-kewajiban pekerja dan dapat pula mencakup standar kualifikasi, yang
merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja
untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan
(Gomes, 1995). Menurut Amstrong (2004), analisis pekerjaan menghasilkan
informasi dasar tentang pekerjaan sebagai berikut:
ü Tujuan Keseluruhan
Tujuan keseluruhan dalam analisis
pekerjaan mencakup mengapa pekerjaan itu ada, dan kontribusi apa yang
diharapkan dari memegang pekerjaan/jabatan tersebut.
ü Organisasi
Organisasi dalam analisis pekerjaan
mencakup apakah posisi pekerjaan tersebut sesuai dengan organisasi, pengaturan
tanggung jawab (kepada siapa pemegang pekerjaan tersebut harus bertanggung
jawab, dan siapa yang bertanggung jawab kepadanya).
ü Isi pekerjaan
Isi pekerjaan dalam analisis
pekerjaan mencakup tugas dan kewajiban apa saja yang harus dilakukan oleh
pemegang pekerjaan.
ü Dimensi-dimensi
Dimensi dalam analisis pekerjaan
mencakup indicator kuantitatif besarnya pekerjaan yang mencakup aspek-aspek
tertentu.
2.7. Jenis Analisis Pekerjaan
Jenis-jenis analisis pekerjaan
terdiri atas dua jenis, yaitu:
1.
Analisis Pekerjaan Tradisional
Model tradisional ini hanya mencari
informasi sekitar tiga aspek, yaitu:
a.
Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit
organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk
kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.
b.
Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang
sedang memegang suatu kedudukan.
c.
Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang
diterima sebagai kelayakan.
2.
Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil
Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi
lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan
organisasi kepada para pekerja, dan
keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan
kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat
keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti;
a.
Task merupakan
perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu
pekerjaan.
b.
Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada
pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.
c.
Standartds merupakan harapan-harapan performansi
obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan
standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan
dengan tujuan organisasi.
d.
SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan
yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang
diterima.
e.
Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman
serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja
mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
BAB III
PENUTUP
3.1.
Kesimpulan
Kesimpulan
yang dapat diambil bahwa, analisis pekerjaan merupakan informasi tertulis
mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar
tujuan tercapai. Tujuan dari analisis pekerjaan adalah Job Description, Job
Classification, Job Evaluation, Job Desing Restructuring, Personnel Requirement
/ Sepesification, Performance Appraisal, Worker Training, Worker Mobility,
Efficienci, Safety, Human Resource Planning dan Legal.
Aspek-aspek
analisis pekerjaan yaitu Job description (uraian pekerjaan), Spesifikasi
pekerjaan (job specification) dan Spesifikasi Orang. Teknik analisis pekerjaan
yaitu Job Element Method, Functional Job Analysis (FJA), Position Analysis
Questionnaire (PAQ) dan Critical Incidents Technique (CIT). Langkah-langkah
analisis pekerjaan adalah Penentuan tugas-tugas, Penentuan kegiatan-kegiatan
dalam pekerjaan, Penentuan perilaku-perilaku, Penentuan kewajiban-kewajiban
yang harus dilaksanakan dalam pekerjaan, Penetapan pengetahuan, Penetapan
kemampuan-kemampuan, Penetapan kecakapan-kecakapan serta Penetapan kepribadian, sikap,
ketangkasan, dan karakteristik fisik dan mental yang diperlukan dalam
pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA
PB, Triton. Manajemen Sumber Daya
Manusia: Perspektif Partnership dan Kolektivitas. (Yogyakarta: Tugu Publisher,
2007).
Hasibuan, S.P Malayu. Manajemen Sumber
Daya Manusia. (Jakarta : PT. Bumi Aksara , 2003).
Fathoni, Abdurrahman. Manajemen Sumber
Daya Manusia. (Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2006).
http://lnk.splashurl.com/dbf