Quotataion Letter

Makalah Analisis Pekerjaan

Makalah Analisis Pekerjaan

ANALISIS PEKERJAAN 

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.        Latar Belakang

Setelah kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dipikirkan dan direncanakan, maka langkah berikutnya adalah melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah usaha yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi.

Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan. 

Maka dalam  makalah ini akan membahas tentang “analisis pekerjaan” sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan dan tipe orang seperti apa yang harus mengerjakanya.

1.2.        Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut:

1. Apa itu analisis pekerjaan ?
2. Apa tujuan dari analisis pekerjaan ?
3. Apa-apa saja aspek-aspek analisis pekerjaan ?
4. Apa teknik analisis pekerjaan ?
5. Bagaimana langkah-langkah analisis pekerjaan ?
6. Bagaimana penggunaan informasi analisis pekerjaan ?
7. Apa-apa saja jenis analisis pekerjaan ?

1.3.        Tujuan Penulisan

Pembuatan makalah ini bertujuan untuk mengetahui:

1. Pengertian analisis pekerjaan.
2. Tujuan analisis pekerjaan.
3. Aspek-aspek analisis pekerjaan.
4. Teknik analisis pekerjaan.
5. Langkah-langkah analisis pekerjaan.
6. Bagaimana penggunaan informasi analisis pekerjaan.
7. Jenis-jenis analisis pekerjaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.       Pengertian Analisis Pekerjaan

          Pengertian dari analisis pekerjaan sangat beragam, banyak dari para ahli yang mengartikan secara berbeda-beda definisi dari analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan menurut Amstrong (2004) adalah sebuah teknik manajemen yang amat penting karena analisis pekerjaan akan menghasilkan informasi yang amat diperlukan untuk mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta penggajian.[1]

          Adapun menurut Umar (2004) analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen. Sedangkan menurut Bernandin dan Joyce (1993) Analisis pekerjaan merupakan usaha-usaha untuk merumuskan hal-hal yang dilakukan oleh seorang pekerja ke dalam kata-kata. Berdasarkan kedua pengertian tersebut dapat didefinisikan bahwa analisis pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk memberikan informasi dalam rangka mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta penggajian.

          Pendapat lain mengemukakan bahwa analisis Pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.[2]

          Analisis pekerjaan merupakan suatu penelaahan secara mendalam dan sistematis terhadap suatu pekerjaan, untuk memperoleh manfaat dari hasil penelaahan. Analisis pekerjaan, paling sedikit harus dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta syarat jabatannya untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik.[3]

          Manfaat analisis pekerjaan mencakup: dapat menggolongkan pekerjaan, untuk menentukan latihan apa yang diperlukan, untuk menetapkan upah/gaji, menetapkan hubungan kerja sehingga mempermudah dalam menggariskan kebijaksanaan kenaikan pangkat, pemindahan dan pemberian tugas, mendapatkan fakta-fakta pekerjaan yang berisiko, penilaian pekerjaan, penetapan alat-alat yang diperlukan, merencanakan penerimaan pegawai.[4]

          Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak mempelajari gerak – gerakan yang paling efesien dan efektif untuk melakukan sesuatu pekerjaan.[5]       

    

2.2.       Tujuan Analisis Pekerjaan

Beberapa tujuan dari analsis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Bernandin dan Joyce, 1993):

1.      Job Description

Berisi informasi identifikasi, riwayat, kewajiban-kewajiban, pertanggungjawaban, spesifikasi, atau standar-standar pekerjaan.

2.      Job Classification

Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis-jenis pekerjaan berdasar rencana sistematika tertentu.

3.      Job Evaluation

Merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4.      Job Desing Restructuring

Meliputi usaha-usaha untuk merelokasi dan merestrukturalisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5.      Personnel Requirement / Sepesification

Spesifikasi ini adalah kualifikasi minimal untuk suatu pekerjaan. Penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.

6.      Performance Appraisal

Penilaian sistematis yang dilakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari penilaian performansi adalah mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi.

7.      Worker Training

Dilakukan untuk tujuan-tujuan pelatihan, yaitu mengambangkan keterampilan-keterampilan tertentu, dan mempengaruhi perilaku dari individu-individu dalam organisasi sedemikian rupa sehingga perilaku individu-individu tersebut memberikan kontribusi yang lebih besar bagi organisasi.

8.      Worker Mobility

Analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi-posisi, okupasi-okupasi, dan pekerjaan-pekerjaan tertentu.

9.      Efficienci

Suatu pekerjaan disebut efesien apabila mencakup integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan dari fasilitas fisik lainnya. Proses pengintegrasian pekerjaan perlu memperhatikan efesiensi tentang prosedur-prosedur kerja, susunan kerja, dan juga prosedur-prosedur kerja sebagai referensi tertentu pada aktivitas-aktivitas pekerjaan.

10.  Safety

Fokus perhatian safety lebih dititikberatkan pada penghentian, mengeliminasi, atau menghindari kondisi-kondisi fisik, kondisi-kondisi lingkungan, dan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman.

11.  Human Resource Planning

Perencanaan SDM akan selalu meliputi upaya perencanaan agar memperoleh the right mans in the right places and in the right times untuk mencapai kemanfaatan yang sebesar-besarnya atas keberadaan SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan.

12.  Legal

Analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menyusun regulasi-regulasi dan berbagai ketentuan organisasional.

2.3.       Aspek-aspek Analisis Pekerjaan

1.        Job description (uraian pekerjaan)

Job description merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu pekerjaan untuk memudahkan dalam membedakan Pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi.[6]

2.        Spesifikasi pekerjaan (job specification)

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang  bisa diterima agar dapat menjalankan satu Pekerjaan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.

3.        Spesifikasi Orang

Spesifikasi orang dapat dilihat dari karakteristik personal yaitu kemampuan dan keahlian. Kemampuan personal tersebut match 1 dari hasil belajar, pelatihan dan pengalaman. Kemudian Match 2 dilihat dari karakteristik kepribadian.

2.4.       Teknik Analisis Pekerjaan

1.      Job Element Method

Teknik  analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs).[7]

2.      Functional Job Analysis (FJA)

Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya.

3.      Position Analysis Questionnaire (PAQ)

Teknik analisis pekerjaan yang menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan pada 187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori.

4.      Critical Incidents Technique (CIT)

Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu pekerjaan.

2.5.       Langkah-langkah Analisis Pekerjaan

Hasil analisis pekerjaan secara garis besar terdiri atas:

a.    Isi pekerjaan (content)

b.    Lingkup pekerjaan (scope)

c.    Klasifikasi pekerjaan

Ketiga hasil analisis pekerjaan tersebut antara lain dapat diperoleh melalui langkah-langkah berikut (urutan tidak terlalu penting).[8]

1.        Penentuan tugas-tugas

2.        Penentuan kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan

3.        Penentuan perilaku-perilaku

4.        Penentuan kewajiban-kewajiban yang harus dilaksanakan dalam pekerjaan

5.        Penetapan pengetahuan

6.        Penetapan kemampuan-kemampuan

7.        Penetapan kecakapan-kecakapan

8.        Penetapan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik dan mental yang diperlukan dalam pekerjaan.

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:[9]

1.        Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.

2.        Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

3.        Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.

4.        Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

5.        Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

6.        Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

7.        Meramalkan memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Langkah-langkah analisis pekerjaan yang perlu diketahui untuk mendapatkan informasi tentang jabatan, mencakup:[10]

1.        Tentukan perencanaan pekerjaan

2.        Tentukan perencanaan organisasi

3.        Tentukan struktur organisasi

4.        Mengadakan inventarisasi jabatan dalam struktur organisasi

5.        Tentukan nama jabatan sehingga seragam dalam suatu sistem

6.        Menetapkan keadaan yang sebenarnya tentang jabatan yang diharapkan

7.        Memperoleh informasi melalui angket jabatan, kuesioner, observasi langsung, mempelajar dari dokumen yang diperlukan

8.        Setiap langkah 1 sampai 7 dicatat secara kronologis dan sistematis baik dari pengamatan langsung melalui observasi maupun hasil dokumentasi.

2.6.       Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan 

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut.[11]

a.         Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)

Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

b.        Kompensasi (Compensation)

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.

c.         Evaluasi Jabatan

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.

d.        Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)

Penilaian prestasi kerja merupakan upaya menbandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam menentukan sasaran pekerjaannya.

e.         Latihan (Training)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.

f.          Promosi dan Pemindahan

Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi atau pemindahan karyawan.

g.        Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

h.        Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pada suatu jabatan tertentu.

i.          Penyederhaan Pekerjaan (Work Simplification)

Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

j.          Penempatan (Placement)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

k.         Peramalan dan Perekrutan

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

l.          Orientasi dan Induksi

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya.

Hasil dari analisis pekerjaan dapat berupa suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan dapat pula mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan (Gomes, 1995). Menurut Amstrong (2004), analisis pekerjaan menghasilkan informasi dasar tentang pekerjaan sebagai berikut:[12]

ü Tujuan Keseluruhan

Tujuan keseluruhan dalam analisis pekerjaan mencakup mengapa pekerjaan itu ada, dan kontribusi apa yang diharapkan dari memegang pekerjaan/jabatan tersebut.

ü Organisasi

Organisasi dalam analisis pekerjaan mencakup apakah posisi pekerjaan tersebut sesuai dengan organisasi, pengaturan tanggung jawab (kepada siapa pemegang pekerjaan tersebut harus bertanggung jawab, dan siapa yang bertanggung jawab kepadanya).

ü Isi pekerjaan

Isi pekerjaan dalam analisis pekerjaan mencakup tugas dan kewajiban apa saja yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan.

ü Dimensi-dimensi

Dimensi dalam analisis pekerjaan mencakup indicator kuantitatif besarnya pekerjaan yang mencakup aspek-aspek tertentu.

2.7.       Jenis Analisis Pekerjaan

Jenis-jenis analisis pekerjaan terdiri atas dua jenis, yaitu:

1.        Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yaitu:

a.    Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

b.    Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan.

c.    Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2.        Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi  kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti;

a.    Task  merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

b.    Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

c.    Standartds merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d.   SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e.    Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

---

[1] Triton PB, Manajemen Sumber Daya Manusia: Perspektif Partnership dan Kolektivitas, (Yogyakarta : Tugu Publisher, 2007), hlm. 42.

[2] S.P Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2003), hlm. 29.

[3] Abdurrahman Fathoni, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2006), hlm. 82.

[4] Abdurrahman Fathoni, Op.cit., 2006, hlm. 82.

[5] S.P Malayu Hasibuan, Op.cit., 2003, hlm. 29.

[6] http://lnk.splashurl.com/dbf

[7] http://lnk.splashurl.com/dbf

[8] Triton PB, Op.cit., 2007, hlm. 44.

[9] S.P Malayu Hasibuan, Op.cit., 2003, hlm. 29.

[10] Abdurrahman Fathoni, Op.cit., 2006, hlm. 83.

[11] S.P Malayu Hasibuan, Op.cit., 2003, hlm. 31.

[12] Triton PB, Op.cit., 2007, hlm. 45.

BAB III

PENUTUP

3.1.       Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil bahwa, analisis pekerjaan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Tujuan dari analisis pekerjaan adalah Job Description, Job Classification, Job Evaluation, Job Desing Restructuring, Personnel Requirement / Sepesification, Performance Appraisal, Worker Training, Worker Mobility, Efficienci, Safety, Human Resource Planning dan Legal.

Aspek-aspek analisis pekerjaan yaitu Job description (uraian pekerjaan), Spesifikasi pekerjaan (job specification) dan Spesifikasi Orang. Teknik analisis pekerjaan yaitu Job Element Method, Functional Job Analysis (FJA), Position Analysis Questionnaire (PAQ) dan Critical Incidents Technique (CIT). Langkah-langkah analisis pekerjaan adalah Penentuan tugas-tugas, Penentuan kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan, Penentuan perilaku-perilaku, Penentuan kewajiban-kewajiban yang harus dilaksanakan dalam pekerjaan, Penetapan pengetahuan, Penetapan kemampuan-kemampuan, Penetapan kecakapan-kecakapan  serta Penetapan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik dan mental yang diperlukan dalam pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

PB, Triton. Manajemen Sumber Daya Manusia: Perspektif Partnership dan Kolektivitas. (Yogyakarta: Tugu Publisher, 2007).

Hasibuan, S.P Malayu. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta : PT. Bumi Aksara , 2003).

Fathoni, Abdurrahman. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2006).

http://lnk.splashurl.com/dbf